Assistant - Assistante de Formation H/F - La Rochelle Université

La Direction du Développement de la Formation Professionnelle, de l'Alternance et des Relations Socio-Économiques (DIDEV) de La Rochelle Université pilote le développement de la formation continue et de l'alternance. Elle accompagne les composantes de l'université dans la conception et la gestion des formations professionnalisantes, développe les partenariats avec les entreprises et les acteurs du territoire, et favorise l'insertion professionnelle des étudiants ainsi que le développement des compétences tout au long de la vie. Véritable interface entre l'université et le monde socio-économique, la DIDEV contribue à renforcer l'attractivité et l'ancrage territorial de l'établissement.

Vos missions

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure
Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Vos activités principales

Accueillir et informer les différents publics du service : enseignants, étudiants, stagiaires et partenaires extérieurs
Organiser des réunions d'information collectives à destination des prospects
Conduire des entretiens individuels relatifs au financement des formations
Établir les devis destinés aux stagiaires et aux entreprises
Collecter, traiter, contrôler et archiver des informations spécialisées ; constituer des dossiers documentaires et accompagner les publics dans leurs recherches
Organiser, réaliser et assurer le suivi des entretiens de préadmission
Inscrire les stagiaires auprès du service de scolarité, préparer les examens, saisir les notes et éditer les relevés de résultat
Préparer les jurys d'examen et assurer la saisie des notes
Élaborer les plannings annuels
Saisir dans l'application de gestion les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques et assurer le suivi des modifications
Mettre en oeuvre les programmes de formation
Établir les conventions et/ou contrats de formation
Assurer la gestion et le suivi administratifs des activités du service
Gérer les feuilles d'émargement et assurer le suivi des absences
Alimenter les bases de données et répondre aux enquêtes
Assurer une communication régulière avec l'antenne Financement-Recettes concernant les ouvertures et les clôtures de sessions
Effectuer les enregistrements sur les plateformes de financement
Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations
Constituer et mettre à jour des dossiers documentaires
Participer à l'organisation de salons, de journées portes ouvertes, de conférences et de colloques
Réaliser les documents liés aux manifestations et aux colloques
Retranscrire à l'écrit les informations recueillies à l'oral.

Compétences opérationnelles

Accueillir et orienter les différents publics
Rédiger des documents simples d'information et de communication
S'exprimer de manière claire, concise et adaptée aux interlocuteurs
Gérer son activité dans un environnement complexe et selon un calendrier contraint
Planifier et organiser son activité en respectant les échéances
Utiliser les bases de données et les outils bureautiques
Maîtriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat ainsi que les applications métier associées

Compétences comportementales

Capacité d'écoute
Sens de l'organisation
Sens relationnel

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Sens du relationnel
• Direction d'entretiens d'embauche
• Logiciels bureautiques
• Réalisation d'enquêtes marketing
• Capacité d'écoute
• Sens de l’organisation