Assistant de Direction et de Communication H/F - Grand Port Maritime de la Rochelle

Port Atlantique La Rochelle recrute un(e) Assistant(e) de direction et de communication (H/F/NB) en CDI, au sein de la direction générale.

Rattaché(e) à la Directrice Générale, l'Assistant(e) de Direction et Communication contribue au bon fonctionnement des instances de gouvernance de l'établissement, assure un appui opérationnel à la mission communication et participe à la continuité des activités administratives de la Direction Générale.

Missions principales

1. Organisation et suivi des instances de gouvernance

Préparer les réunions des instances de gouvernance (Conseil de surveillance, Comité d'audit, Conseil de développement) en lien avec la Directrice Générale :

Élaborer les ordres du jour et veiller à leur cohérence avec le calendrier institutionnel
Assurer la conformité réglementaire des procédures et dossiers au regard du Code des transports
Planifier les réunions et coordonner les calendriers des participants, mettre en place et suivre les rétroplannings de préparation
Constituer, vérifier et diffuser les dossiers de séance
Organiser l'ensemble de la logistique des réunions : réservation des salles, préparation du matériel, gestion des plans de table, accueil des participants, restauration, hébergement et déplacements si nécessaire
Assister aux séances et rédiger les procès-verbaux et leur processus de validation
Assurer le suivi administratif des délibérations, avis et motions
Participer à la gestion du renouvellement des membres des instances
Diffuser les informations et décisions auprès des services concernés

2. Appui à la communication et à l'organisation d'événements

Participer au reporting des actions de communication : suivi des retombées presse, fréquentation des visites, événements internes, participation à la production du rapport annuel d'activité de la communication
Organiser des visites guidées du Port en coordination avec les partenaires et les services internes : suivi la validité des contrats de partenariat, coordination des acteurs internes, facilitation de l'accès des visiteurs, gestion des réservations, contrats et de la facturation
Assurer le reporting des partenariats, adhésions du Port et gérer ceux de la mission communication et de la DG
Assurer le reporting et le suivi administratif des abonnements presse de la mission communication

3. Continuité d'activité de l'assistanat de direction

En l'absence de l'assistante de direction :

Gérer l'agenda de la Directrice Générale, organiser et planifier les réunions
Assurer l'accueil téléphonique et physique de la Direction Générale
Gérer le courrier entrant et sortant, le classement, l'archivage et le suivi documentaire

4. Appui ponctuel aux entités rattachées à la Direction Générale

Organiser des réunions, déplacements professionnels et événements
Apporter un soutien logistique et/ou administratif ponctuel aux différents services (remboursements de frais.)
Contribuer à la mise à jour des bases de données et du CRM

Votre profil

Titulaire d'une formation supérieure de niveau Bac +2 à Bac +5 en assistanat de direction, communication, lettres, sciences humaines ou administration des organisations, vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins cinq ans sur un poste similaire.

Votre expérience vous a permis de développer une bonne connaissance des instances de gouvernance et du fonctionnement d'une organisation, idéalement au sein d'un environnement institutionnel incluant des missions d'appui règlementaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et numériques et êtes également ouvert(e) à l'utilisation des solutions d'intelligence artificielle. La maîtrise de l'anglais est souhaitée.

En parallèle, votre parcours vous a permis de développer les qualités suivantes : -

- Sens de la discrétion et de la confidentialité

- Excellente organisation, rigueur, fiabilité

- Capacité d'anticipation

- Excellentes capacités rédactionnelles

Experience: 5 An(s)

Compétences: Réaliser des actions de relation publique, de diffusion et de promotion de l'information

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Services auxiliaires des transports par eau

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Reporting
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique