Assistante - Assistante Direction Générale des Services H/F - La Rochelle Université

La direction générale des services (DGS) est composée d'un directeur général des services (DGS), de 2 adjoint·es et d'un ou une assistant·e. La DGS encadre l'ensemble des directions missions et ressources, ainsi que la direction d'appui au pilotage et à la stratégie, la direction de la communication.

Profil de poste disponible

Vos missions

· Gestion des agendas, des déplacements, accueil physique et téléphonique, effectuer des demandes de bons de commande.

· Réaliser les comptes rendus des réunions de la DGS (réunions des directeurs, réunions des cadres, CSAE...)

· Assurer le secrétariat du comité social d'administration de l'établissement et son organisation en lien avec la DRRH (CSAE)

· Assurer la coordination des différentes instances et la gestion du calendrier institutionnel

· Recueillir, traiter et relayer le courant entrant et tous les parapheurs des services. Encourager et accompagner le développement de l'usage des parapheurs électronique

· Mettre en oeuvre et organiser les événements de la DGS

· Répertorier et archiver tous les arrêtés pris par le Président de l'Université

Vos activités principales

· Travailler en étroite collaboration avec l'assistante de direction du président, sous l'autorité du Cabinet

· Contribuer, en fonction des nécessités de service, à la préparation, à l'organisation et au bon déroulement des évènements institutionnels ainsi qu'à l'ensemble des activités événementielle de l'université

Compétences opérationnelles

· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs

· Prendre des notes et rédiger des comptes rendus

· Assurer la prise et la transmission de messages

· Communiquer avec aisance et faire preuve de pédagogie

· Organiser et gérer efficacement son temps de travail

· Maîtriser les outils bureautiques et informatiques

· Assurer l'enregistrement et le classement des documents

· Participer à l'organisation et à la gestion d'événements

Compétences comportementales

· Faire preuve de réactivité

· Savoir s'organiser et gérer les priorités

· Savoir rendre compte de son activité

· Disposer d'un excellent sens relationnel

· Faire preuve de rigueur et d'organisation

· Respecter une stricte discrétion professionnelle

· Démontrer des capacités de discernement

· Garantir la confidentialité des informations traitées

Connaissances

· Fonctionnement des administrations publiques

· Techniques et outils de communication

· Organisation et environnement de l'enseignement supérieur

· Maîtrise de l'anglais niveau B1

· Culture et usages numériques

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Permanence téléphonique